Comptable à distance, l’effet dématérialisation avant tout
Le numérique s’impose partout, dans tous les secteurs, la comptabilité ne fait pas exception à ce mouvement de fond. Pour les chefs d’entreprise, les dirigeants de PME, les artisans, les commerçants, l’expert-comptable à distance est séduisant. Forfaits économiques, sur mesure, gain de temps, les avantages sont, sur le papier, intéressants. Quelques réserves sont néanmoins, notamment sur le thème de la sécurité des données. Ainsi que sur le suivi et la connaissance de votre structure, pour lesquels les rencontres entre personnes sont irremplaçables.
Prenez du recul avec l’expert-comptable à distance !
Comme toute nouveauté, il y a du bon et du moins bon. Le moins bon d’abord, les côtés positifs sont plus évidents. Si l’expert-comptable est un professionnel du chiffre, c’est aussi un expert de la relation humaine. Sa plus-value est son aptitude à établir une relation de confiance avec le dirigeant, afin de bien connaître la structure de son client. Le relationnel est primordial, c’est le support à une transmission d’informations tous azimuts : valeurs, mentalité, vision, sens cachés, histoire.
Plus qu’attester les comptes, réaliser les déclarations périodiques, réviser les comptes et faire le bilan annuel, l’expert-comptable apporte son regard et sa méthodologie. Nous proposons par exemple un moyen pour le chef d’entreprise de sortir de sa routine et de prendre du recul. Il s’agit du concept de table ronde, par lequel nous nous mettons concrètement autour d’une table, en équipe, avec notre client. Ceci pour l’aider à faire un pas de côté, voir ses problèmes à l’envers, pour sortir des conventions.
Quel outil numérique peut remplacer les échanges humains ?
Attention, il ne s’agit pas ici de se faire les défenseurs d’un vieux monde, au contraire, le numérique apporte des outils très intéressants à l’expert-comptable. Cependant, nous souhaitons mettre en garde les entrepreneurs qui pourraient être séduits par les offres alléchantes des sites d’expertise en ligne. Le numérique ne laisse pas beaucoup de place à la communication informelle, aux échanges de confiance, aux éléments d’information qui paraissent anodins, mais qui n’en sont pas. L’expert-comptable conseille le dirigeant, mais il l’observe aussi, et peut avoir le rôle d’alerte lorsque la situation est difficile et que des décisions importantes doivent être prises. C’est un vrai soutien, mais il doit pour cela bien connaître son client, sentir le climat, évaluer les risques dans toutes leurs dimensions.
Néanmoins, comment fonctionne l’expert-comptable à distance ?
L’expert-comptable à distance – ou expert comptable en ligne – a cependant bien des avantages. Le premier est le gain de temps sur les rendez-vous physiques. Il offre les mêmes services qu’un expert-comptable plus traditionnel : il faut alors lui faire parvenir par mail tous les documents relatifs au suivi de vos comptes. Vos échanges avec lui se font par téléphone, vidéoconférence, et l’application comptable et l’application de communication qui sera installée sur votre ordinateur.
En fonction du niveau de prestation, vous pouvez organiser au besoin, facilement, une vidéoconférence à distance. C’est un gain de temps intéressant, c’est un moyen plus fluide de lui poser des questions que celui des rendez-vous physiques (par chat). Pour l’expert-comptable, c’est aussi un moyen de rationaliser son travail, avec moins de déplacements. Ses honoraires peuvent donc être revus à la baisse.
Expert-comptable à distance : les plus pour vous sont-ils plus nombreux que les moins ?
Les plus :
- Vous accédez quand vous voulez à vos documents, il suffit de disposer d’une connexion internet et d’un ordinateur.
- Les données sont actualisées quasiment en temps réel, les flux sont enregistrés en permanence (entrées et sorties de trésorerie).
- La comptabilité prend vie, devient attractive, et fournit un bon reflet de votre activité.
- Vous réduisez considérablement les papiers stockés et accumulés, et l’offre est intéressante du point de vue prix/prestation.
Les moins :
- La sécurité des données, et le suivi dans le temps. Est-ce que les échanges sont cryptés ? (le https doit précéder son adresse internet). Est-ce que la plateforme d’expert-comptable sera encore présente dans 5 ans ? Vos données essentielles lui sont transmises, il sera peut-être difficile de les récupérer en temps voulu. Solution : faire un back up en interne, mais cela double le temps de travail.
- L’aptitude à travailler avec les outils numériques : tous les chefs d’entreprise, dirigeant, artisans, commerçants ne sont pas à l’aise avec l’outil numérique. Tous ne bénéficient pas d’une connexion fiable et de bonne qualité. Cela peut être un obstacle supplémentaire.
- L’obtention d’un conseil personnalisé : l’expert-comptable en ligne traite de nombreux dossiers, vous êtes un établissement parmi tant d’autres. Obtenir le conseil spécifique, au bon moment, adapté à votre actualité et votre situation est mission impossible.
- L’alerte en cas de risque financier : L’expert-comptable à distance propose les mêmes prestations, mais ce rôle d’alerte est difficile à jouer lorsque la connaissance de l’entreprise n’est pas approfondie.
Notre conseil : la comptabilité d’une structure est un secteur sensible, vous devez en prendre soin. Une solution à mi-chemin est peut-être préférable : l’expert-comptable à proximité géographique, qui propose une partie de travail dématérialisée, à l’aise avec les outils numériques. La dématérialisation généralisée de tous les documents est un mouvement de fond, il faut être prêt. Dans tous les cas, vérifiez sa localisation géographique (il doit être en France, la comptabilité française est spécifique), et son inscription à l’ordre des experts-comptables.
